Betriebssportgemeinschaft H.C. Starck e.V.

 

Datenschutzordnung

(Beschlossen auf der Mitgliederversammlung am 06.06.2019 2019)

 

Präambel

 

Die Betriebssportgemeinschaft H.C. Starck e.V., (kurz BSG HCST oder "Verein" genannt), verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personen-bezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich die BSG HCST die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Angehörigen der Vorstandsebenen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen (PC) als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten teilweise im Internet veröffentlicht sowie an Dritte weitergeleitet bzw. offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU­-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzord­nung durch alle Personen im Verein, die personen-bezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1.                Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 

2.                 Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein ins-esondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, sowie die Bankverbindung für den Beitragseinzug.

 

3.                 Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Betriebs- und Freizeitsportverband Nordharz (BFSVN) und zum Landesbetriebssportverband Niedersachsen, (LBSVN), deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände besitzen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teil-nehmen. Weiterhin werden anonymisierte Daten zum Zwecke der Bestandserhebung und der Sportversicherung an den BFSVN und den LBSVN auto-matisiert weitergeben

 

 § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1.                 Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbe­zogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 

2.                 Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, sowie Ehrungen von Mitgliedern.

 

3.                 Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden (d.h. in diesem Sinne vereinsintern), erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person bzw. Personen.

 

4.                 Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Spartenleiterinnen und Spartenleiter und der weiteren, gewählten Funktionäre mit Vorname, Nachname, Funktion, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

 

Der vorgenannte Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach
Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1.                 Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Spartenleiter, weiterer Funktionäre) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung im Verein erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2.                 Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3.                 Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1.                 Für die Kommunikation per E-Mail werden die jeweiligen eigenen E-Mail-Account verwendet.

 

2.                 Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private
E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc" (Blindkopie) zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Da­ten haben (siehe hierzu § 5 Abs. 1), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein die Voraussetzungen zur Berufung eines Datenschutzbeauftragten nicht erfüllt sind, wird auch kein Datenschutzbeauftragter eingesetzt. Verantwortlich ist der Vorstand, namentlich der Vorsitzende

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1.                 Der Verein unterhält eine vereinseigene Homepage. Die Einrichtung und Unterhaltung der Homepage obliegt derzeit dem Vereinsvorsitzenden. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn vorgenommen werden.

 

2.                 Der Vereinsvorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1.                 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder - weitergabe ist untersagt.

 

2.                 Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung tritt am 06.06.2019 in Kraft.